Ordnung schaffen
So bringst Du Struktur in Deine Zahlen
Belege hier, MWST-Abrechnung da, und irgendwo steckt noch eine alte Excel-Datei mit halbfertigen Zahlen... Wenn Du schon beim Gedanken daran genervt die Augen verdrehst: Keine Sorge, Du bist nicht allein.
In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du mit einer klaren Ablagestruktur und ein paar einfachen Tricks endlich Ruhe ins Buchhaltungschao bringst – egal ob Du alles selbst machst oder später auslagerst.
Warum Ordnung alles einfacher macht
Egal ob Du wie Anna alles selbst erledigst oder wie Sandra jemanden im Hintergrund brauchst: Ohne System geht schnell der Überblick verloren.
Hier ist, was ich oft sehe:
- Belege verteilt auf E-Mail, Papier und Handyfotos
- Unklare Ordnernamen wie „wichtig“, „2023_neu“ oder „sortieren“
- Monatsabschlüsse dauern ewig, weil erstmal alles zusammengesucht werden muss
💡 Die Lösung? Eine einfache, logische Struktur, die zu Deinem Alltag passt – und Dir langfristig Zeit spart.
Wie Du endlich Überblick bekommst
Trenne nach Themen, nicht nach Chaos
Deine Ablage – digital oder physisch – sollte so aufgebaut sein, wie Du arbeitest:
- Einnahmen → Kundenrechnungen, Gutschriften
- Ausgaben → Miete, Software, Material, Abos
- MWST → Alles rund um Deine Abrechnungen
- Löhne → Falls Du Mitarbeitende hast
- Sonstiges → Versicherungen, Verträge, etc.
Tipp: Je weniger Unterordner, desto besser. Halte es simpel!
Einheitliche Dateinamen: klingt langweilig, spart aber Nerven
Ein gutes System erkennt man daran, dass Du auch in einem Jahr noch findest, was Du suchst.
🔁 Beispiel für gute Benennung:
-
2025-03-10_Rechnung_KundeXY_320CHF.pdf -
2025-02-28_MWST_Q1.pdf
❌ Was Du vermeiden solltest:
IMG_0987.JPG, scannen_neu.pdf, Endlich_final_final3.pdf
Nutze Deine Technik – aber richtig
Du brauchst keine fancy Software. Dein Laptop, OneDrive oder Google Drive reichen völlig.
💡 Pro-Tipp: Nutze farbige Ordner oder Emojis, wenn Dir das visuell hilft. Und wenn Du mit dem Mailprogramm arbeitest, erstelle Dir einen festen Buchhaltungs-Ordner für alle E-Mail-Rechnungen.
Was Dir das bringt
- Du findest Belege auf Anhieb
- Monatsabschlüsse dauern nicht mehr Stunden
- Du fühlst Dich sicherer und bist schneller „ready“ für MWST, Steuer oder Jahresende
- Und ja – es fühlt sich einfach verdammt gut an, Ordnung zu haben
Fazit: Es geht nicht um Perfektion
Du brauchst keine komplizierte Software, kein 15-Schritte-System und auch kein Büro wie aus dem Katalog. Du brauchst ein System, das für Dich funktioniert – und das Dir den Rücken freihält.
Hast Du schon ein Ablagesystem oder suchst Du noch Deins?
Buche Dir einfach ein Erstgespräch. Ich helfe Dir gern weiter.
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